Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja selosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä Lumisnowatelierin verkkosivustolla, yhteydenottolomakkeessa, asiakas- ja projektiviestinnässä sekä valaisinsuunnitteluun liittyvien tiedustelujen käsittelyssä. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Selostetta sovelletaan verkkosivuston kävijöihin, yhteydenottajiin, nykyisiin ja mahdollisiin asiakkaisiin, yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöihin sekä muihin henkilöihin, jotka asioivat kanssamme. Seloste ei koske sellaisten kolmansien osapuolten palveluja, joihin sivustolla voi olla tavallinen ulkoinen linkki.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhteydenottojen, suunnittelupyyntöjen ja asiakassuhteiden hoitamiseksi. Tietoryhmiä voivat olla:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys ja tehtävänimike;
• projektin sijainti, tilan tyyppi, arvioitu aikataulu, toivotut materiaalit ja muut suunnittelua koskevat tiedot;
• viestien sisältö, tarjouspyynnöt, sovitut tapaamiset ja muu asiakasviestintä;
• mahdolliset laskutukseen, sopimukseen ja toimitukseen liittyvät tiedot silloin, kun asiakassuhde etenee;
• tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, ajankohta ja pyydetty sivu, jos verkkopalvelimen turvallinen ylläpito edellyttää niiden käsittelyä;
• eväste- ja suostumusvalinta, joka tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan.

Emme pyydä verkkolomakkeella erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Älä lähetä terveydentilaa, poliittisia näkemyksiä, uskontoa, ammattiliiton jäsenyyttä, biometrisiä tietoja tai muuta arkaluonteista tietoa, ellei siihen ole nimenomaista ja lainmukaista tarvetta.

3. Henkilötietojen lähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisessa tai projektin aikana. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan saada myös heidän työnantajaltaan tai julkisista ammatillisista lähteistä, jos tämä on tarpeen asiallisen yhteistyöyhteyden muodostamiseksi.

Tekniset tiedot syntyvät automaattisesti verkkopalvelun käytön yhteydessä palvelimen toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Sivusto ei oletusarvoisesti käytä ulkopuolista analytiikkaa, mainonnan seurantaa tai profilointipalveluja.

4. Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin ja tarjous- tai suunnittelupyyntöihin vastaaminen;
• asiakkaan tarpeiden kartoittaminen ja valaisinsuunnitteluprojektin valmistelu;
• sopimusten tekeminen, toteuttaminen, hallinnointi ja dokumentointi;
• asiakaspalvelu, projektiviestintä, toimitusten koordinointi ja jälkihoito;
• lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito- ja vero- tai kuluttajansuojaan liittyvien velvoitteiden täyttäminen;
• verkkosivuston tekninen ylläpito, väärinkäytösten ehkäisy ja tietoturvapoikkeamien selvittäminen;
• oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Tietoja ei käytetä yhteensopimattomaan tarkoitukseen ilman uutta oikeusperustetta ja tarvittaessa rekisteröidylle annettavaa lisäinformaatiota.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittely perustuu tilanteesta riippuen yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimiin, rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn suostumukseen.

Sopimusperustetta käytetään, kun käsittely on tarpeen asiakkaan pyytämän tarjouksen, suunnittelutoimeksiannon tai muun sopimuksen toteuttamiseksi. Lakisääteistä velvoitetta käytetään esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Oikeutettu etu voi kattaa asiallisen asiakasviestinnän, palvelun tietoturvan, väärinkäytösten torjunnan ja oikeusvaateiden käsittelyn. Suostumusta käytetään valinnaisiin evästeisiin tai sellaiseen sähköiseen markkinointiin, joka edellyttää suostumusta.

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja vaikutukset rekisteröidyn oikeuksiin. Rekisteröity voi erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa tällaista käsittelyä.

6. Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen määriteltyihin tarkoituksiin tai lakiin perustuvan velvoitteen täyttämiseksi. Pelkkä yhteydenotto, joka ei johda asiakassuhteeseen, poistetaan tai anonymisoidaan yleensä kohtuullisen ajan kuluessa asian päättymisestä, tavallisesti viimeistään 24 kuukauden kuluessa, ellei pidempi säilytys ole perusteltua esimerkiksi oikeusvaateen vuoksi.

Asiakas- ja sopimustietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen soveltuvien vanhentumisaikojen sekä kirjanpito- ja muun pakottavan lainsäädännön edellyttämän ajan. Tietoturvalokeja säilytetään vain niin kauan kuin turvallisuuden valvonta ja poikkeamien selvittäminen edellyttävät. Evästevalinta säilyy käyttäjän selaimessa, kunnes käyttäjä poistaa selaintiedot tai tallentaa uuden valinnan.

Säilytysaikoja arvioidaan säännöllisesti. Tarpeettomat tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan siten, ettei henkilö ole enää tunnistettavissa.

7. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Voimme käyttää huolellisesti valittuja palveluntarjoajia esimerkiksi verkkopalvelun ylläpitoon, sähköpostiin, tiedostojen säilytykseen, kirjanpitoon tai projektihallintaan. Tällaiset toimijat käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti ja asianmukaisen sopimuksen perusteella.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, tuomioistuimelle tai muulle taholle, jos laki velvoittaa tai jos luovutus on välttämätön oikeusvaateen käsittelemiseksi. Henkilötietoja ei myydä. Yhteystietoja ei luovuteta kolmansien osapuolten itsenäiseen suoramarkkinointiin ilman lainmukaista perustetta.

8. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluja, joissa henkilötietoja käsitellään Euroopan talousalueella. Jos tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan vain tietosuojalainsäädännön sallimalla perusteella. Peruste voi olla Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, komission hyväksymät vakiolausekkeet ja tarvittavat täydentävät suojatoimet tai muu yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen mekanismi.

Rekisteröity voi pyytää lisätietoja käytetystä siirtomekanismista ja saatavilla olevista suojatoimista.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvin osin oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua, pyytää tietojen poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa.

Oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi tietojen poistamista voidaan rajoittaa, jos säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, sopimusvastuun tai oikeusvaateen vuoksi. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan lain sallimissa tapauksissa pidentää, jolloin ilmoitamme syyn.

10. Henkilöllisyyden varmistaminen ja pyyntöjen maksuttomuus

Voimme pyytää kohtuullisia lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen tietosuojapyynnön toteuttamista. Tarkoituksena on estää tietojen luovuttaminen väärälle henkilölle. Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti toistuvuuden vuoksi, voimme lain sallimissa rajoissa periä kohtuullisen hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

11. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Emme tee rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittävästi vaikuttavia päätöksiä yksinomaan automatisoidun käsittelyn perusteella. Sivusto ei muodosta markkinointiprofiileja eikä yhdistä käyttäytymistietoja ulkopuolisiin mainosverkostoihin.

12. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja riskiin nähden asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Toimenpiteitä voivat olla käyttöoikeuksien rajaaminen, vahva tunnistautuminen hallintajärjestelmiin, ajantasaiset ohjelmistot, varmuuskopiot, lokien valvonta, suojatut yhteydet, henkilöstön ohjeistus ja palveluntarjoajien tietosuojavelvoitteet.

Mikään verkkopalvelu ei ole täysin riskitön. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, arvioimme riskit, rajoitamme vahinkoja ja ilmoitamme tapahtuneesta valvontaviranomaiselle sekä rekisteröidyille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, voit ensin ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään asian selvittämiseksi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta, kun käsittelytoimet, palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja siihen merkitään päivityspäivä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tarvittaessa myös muulla asianmukaisella tavalla.